# Belegungen verwalten Quelle: https://musikschulverwaltung.de/wiki/imikel/unterricht/belegungen-verwalten/ · Stand: 27.08.2026 --- In der Unterrichtsverwaltung können Sie ganz einfach Belegungen verwalten. Hierzu können Sie alle relevanten Informationen zum Teilnehmer, dem Zahlungspflichtigen und/oder Erziehungsberechtigten hinterlegen, bearbeiten und jederzeit einsehen. ## Belegung eingeben Zum Alltag Ihrer Schule gehört es, dass sich Teilnehmer für Unterricht anmelden. Hierzu können Sie über den Anmeldeassistenten den [Teilnehmer](/wiki/imikel/tutorials/unterrichtsbelegung-eingeben/#teilnehmer-eingeben), den [Zahlungspflichtigen](/wiki/imikel/tutorials/unterrichtsbelegung-eingeben/#zahlungspflichtigen-eintragen) sowie die [Unterrichtsdaten](/wiki/imikel/tutorials/unterrichtsbelegung-eingeben/#unterrichtsdaten-angeben) eingeben. Sie können in der Unterrichtsverwaltung außerdem [Wartelisteneinträge erstellen](/wiki/imikel/tutorials/etiketten-statusfarben/#interessenten-auf-warteliste-setzen) und Interessenten zum [Unterricht einteilen](/wiki/imikel/tutorials/etiketten-statusfarben/#teilnehmer-für-unterricht-einteilen) sowie in den gebührenrelevanten [Bestand aufnehmen](/wiki/imikel/tutorials/etiketten-statusfarben/#teilnehmer-in-den-bestand-aufnehmen). Hierbei spielen die [Etiketten/Statusfarben](/wiki/imikel/tutorials/etiketten-statusfarben/) eine große Rolle. > **Weiterführende Informationen:** Details finden Sie in unserem Tutorial [Unterrichtsbelegungen eingeben](/wiki/imikel/tutorials/unterrichtsbelegung-eingeben/). ## Zahlungspflichtigen anlegen und ändern Für eine Unterrichtsbelegung werden automatisch Gebühren berechnet und über den Zahlungspflichtigen abgerechnet. Sie können einen oder mehrere Zahler hinterlegen. Wie einfach Sie einen Zahlungspflichtigen anlegen, korrigieren und austauschen können, erklären wir [hier](/wiki/imikel/tutorials/zahlungspflichtige-eingeben/). ## Einen Teilnehmer auswechseln Haben Sie während der Eingabe einer Unterrichtsbelegung versehentlich einen falschen Teilnehmer eingetragen, können Sie diesen nachträglich durch eine andere Person austauschen. > **Anwendungsbeispiel**: In der Veranstaltung "Violine EU 45 Min" ist Max Musterhausen als Teilnehmer eingetragen. Tatsächlich ist jedoch seine Schwester Martina Musterhausen die Teilnehmerin. Der Zahlungspflichtige ist bei beiden Personen der Vater. Sie können eine Person auswechseln, indem Sie zunächst unter "Unterricht > Belegungen" bei dem Teilnehmer, den Sie auswechseln möchten, neben dem Namen auf den Stift klicken. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_bearbeiten](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_bearbeiten-1317951.png) Anschließend können Sie "auswechseln" auswählen. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_auswechseln](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_auswechseln.png) Dann können Sie nach der korrekten Person suchen und diese auswählen. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_auswechseln_suche](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_auswechseln_suche.png) Sollten Sie die gesuchte Person nicht finden, da diese in der Adressverwaltung nicht hinterlegt ist, können Sie die Person über das Plus in der Kopfleiste neu anlegen. > **Weiteres Tutorial:** Teilnehmer können Sie auch ganz leicht [ummelden, abmelden, korrigieren sowie eine Ummeldung vorbereiten](/wiki/imikel/tutorials/ummeldeassistent/). ## Eine Belegung löschen Wurde die Belegung fehlerhaft eingetragen oder hat sie nicht stattgefunden, können Sie diese löschen. Klicken Sie dazu zunächst unter "Unterricht > Belegungen" bei der Belegung, die Sie löschen möchten, neben dem Fach auf den Stift. ![imikel_unterricht_belegungen_fach_bearbeiten](images/imikel_unterricht_belegungen_fach_bearbeiten.png) Wählen Sie dann "Belegung löschen" aus. ![imikel_unterricht_belegungen_belegung_loeschen](images/imikel_unterricht_belegungen_belegung_loeschen.png) Die Belegung wird nicht komplett gelöscht; stattdessen werden das Ein- und Austrittsdatum auf den 01.01.1900 gesetzt. Mit der nächsten Gebührenberechnung werden berechnete Gebühren automatisch auf Null gesetzt. > **iMikel-Vorteil:** Dadurch, dass die Belegung nicht komplett gelöscht wird, können Sie später nachvollziehen, für welche Belegung zeitweilig Gebühren erhoben wurden und haben immer die Möglichkeit, versehentliche Löschungen zu reaktivieren. ## Einen Erziehungsberechtigten zuordnen Sind Zahlungspflichtiger und Erziehungsberechtigte unterschiedliche Personen, können Sie dies ganz einfach unter "Unterricht > Belegungen" eintragen. Klicken Sie hierzu zunächst auf den hellgrauen Punkt beim Zahlungspflichtigen. ![imikel_unterricht_belegungen_zahlungspflichtiger_erziehungsberechtigter](images/imikel_unterricht_belegungen_zahlungspflichtiger_erziehungsberechtigter.png) Klicken Sie dann auf den Stift beim Namen des Erziehungsberechtigten. ![imikel_unterricht_belegungen_erziehungsberechtigter_bearbeiten](images/imikel_unterricht_belegungen_erziehungsberechtigter_bearbeiten.png) Wählen Sie anschließend "zuordnen" aus.![imikel_unterricht_belegungen_erziehungsberechtigter_zuordnen](images/imikel_unterricht_belegungen_erziehungsberechtigter_zuordnen.png) Nachdem Sie die Daten des Erziehungsberechtigten eingegeben und gespeichert haben, wird Ihnen dieser in der Belegung angezeigt. ## Stammdaten bearbeiten Die Stammdaten eines Teilnehmers (Name, Adresse usw) können Sie direkt in der Unterrichtsverwaltung ändern. Rufen Sie dazu die Belegung des Teilnehmers auf, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dann auf den Stift neben dem Namen. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_bearbeiten](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_bearbeiten-1317981.png) Wählen Sie anschließend "bearbeiten", "neue Adresse" oder "neuer Kontakt" aus. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_bearbeiten](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_bearbeiten.png) Auch die Stammdaten des Zahlungspflichtigen oder Erziehungsberechtigten können Sie wie zuvor beschrieben in der Belegung über den jeweiligen Stift ändern. ## Vita des Teilnehmers anzeigen Die Vita eines Teilnehmers können Sie sich mit Klick auf den Pfeil unter "Unterricht > Belegungen" anzeigen lassen. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_vita](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_vita.png) Zunächst werden Ihnen alle Belegungen des Teilnehmers unter "Belegungsverlauf" aufgelistet. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_belegungsverlauf](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_belegungsverlauf.png) Dabei wird farblich zwischen Stamm- und Tochterbelegungen unterschieden. > **Definition:** _Stammbelegungen_ sind solche, zu denen der Teilnehmer direkt angemeldet wurde; hierbei handelt es sich also nicht um Ummeldungen. Im Gegensatz dazu entstehen _Tochterbelegungen_ stets durch eine Ummeldung. Der Belegungsbeginn in Tochterbelegungen wird immer automatisch aus der Stammbelegung übernommen. Stammbelegungen sind dunkelgrau unterlegt, die weiterführenden Tochterbelegungen werden links mithilfe eines abgeknickten Pfeils gekennzeichnet. > **Gebühreninformation:** Unterrichtsausfälle in Stamm- und Tochterbelegungen können sich addieren und evtl. eine Gebührenerstattung (z. B. bei Unterrichtsausfällen wegen Krankheit der Lehrkraft) zur Folge haben. Alle vorherigen Belegungen des Teilnehmers werden unter "vorherige" aufgelistet. Des Weiteren werden Ihnen unter "Lehrkraftverlauf" detailliert aufgelistet, welche Lehrkräfte den Teilnehmer in welchen Fächern unterrichtet haben bzw. noch unterrichten. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_lehrkraftverlauf](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_lehrkraftverlauf.png) > **Korrespondenz-Tipp:** Die Vita können Sie bei Bedarf als Teilnehmervita im Sinne eines Zeugnisses mit den Platzhaltern "<>" bzw. "<>" ausdrucken. ## Vita des Zahlungspflichtigen anzeigen Sie können sich die Vita eines Zahlungspflichtigen anzeigen lassen, indem Sie unter "Unterricht > Belegungen" auf den Pfeil klicken. ![imikel_unterricht_belegungen_zahlungspflichtiger_vita](images/imikel_unterricht_belegungen_zahlungspflichtiger_vita.png) Es werden Ihnen alle Belegungen aufgelistet, die aktuell von diesem Zahlungspflichtigen bezahlt werden. Vorherige Belegungen sind separat aufgelistet. ![imikel_unterricht_belegungen_zahlungspflichtiger_belegungen](images/imikel_unterricht_belegungen_zahlungspflichtiger_belegungen.png) ## Kontakte zur Belegung einsehen Unter "Unterricht > Belegungen > Kontakte" werden Ihnen alle Kontakte des Teilnehmers, des Zahlungspflichtigen sowie auch des Erziehungsberechtigten angezeigt. ![imikel_unterricht_belegungen_kontakte](images/imikel_unterricht_belegungen_kontakte.png) Über die Glühbirne rechts unten können Sie eine Kontaktübersicht öffnen. ![imikel_unterricht_belegungen_kontakte_uebersicht_oeffnen](images/imikel_unterricht_belegungen_kontakte_uebersicht_oeffnen.png) In der Kontaktübersicht werden die Kontakte sortiert nach Zahlungspflichtigen/Erziehungsberechtigten und Teilnehmer angezeigt. ![imikel_unterricht_belegungen_kontakte_uebersicht](images/imikel_unterricht_belegungen_kontakte_uebersicht.png) ## App-Kennung einsehen Unter "Unterricht > Belegungen > App" werden Ihnen die für eine Person erstellten [Zugangskennungen](/wiki/app/verwaltung/funktionsuebersicht/#zugriffs-einmalkennungen-verwalten) zu Ihrer App (sofern bei Ihnen im Einsatz) angezeigt. ![imikel_unterricht_belegungen_app](images/imikel_unterricht_belegungen_app.png) ## Bemerkungen zur Belegung Unter "Unterricht > Belegungen > Bemerkungen (Intern)" und "> Bemerkungen (iMikelGo/App)" können z. B. Unterrichtsnotizen erfasst und angezeigt werden. Dabei wird unterschieden zwischen Bemerkungen, welche mit iMikelGo/der Musikschul-App [synchronisiert](#bemerkungen-aus-der-app) werden, und [internen](#interne-bemerkungen) Bemerkungsfeldern. ### Bemerkungen aus der App Diese [Bemerkungsfelder](/wiki/app/tipps/bemerkungen-zum-unterricht-hinterlegen/) werden mit iMikelGo bzw. der Musikschul-App synchronisiert. Welche Lehrkraft auf welche Bemerkungen zugreifen kann, können Sie in den [Lizenzeinstellungen](/wiki/app/verwaltung/grundeinrichtung/#zugriffsrechte-für-lehrkräfte-definieren) definieren. ### Interne Bemerkungen Zusätzlich zu den synchronisierten Feldern stehen auch ausschließlich interne Bemerkungen zur Verfügung. Diese werden separat in der Unterrichtsverwaltung im Bereich Belegungen unter "Bemerkungen (intern)" angezeigt. Bemerkungen, welche aus der Online-Anmeldung eingelesen werden, werden in einer internen Bemerkung gespeichert. Details hierzu finden Sie auf unserem [Blog](/blog/2022-09-19-neue-terminanzeige-und-persoenliche-notiz-app/#interne-bemerkungen-in-imikel). ## Historie der Belegung einsehen Unter "Unterricht > Belegung > Historie" werden Informationen hinterlegt, die Sie entweder manuell unter Angabe eines Datums eingeben können oder die automatisch angelegt werden, wenn Sie beispielsweise mit einem Barcodescanner Wartelistenabfragen bearbeiten. ## Vorspiele zur Belegung hinterlegen Unter "Unterricht > Belegung > Vorsspiele" lassen sich Informationen bezüglich Vorspielen hinterlegen, die dieser Schüler in diesem Fach geleistet hat. Die Kategorieren dazu lassen sich in den [Einstellungen der Unterrichtsverwaltung](/wiki/imikel/unterricht/einstellungen/#vorspiele) definieren. ## Kooperationspartner für VdM-Bericht zuordnen Kooperationspartner werden grundsätzlich einer Veranstaltung zugeordnet, damit diese im VdM-Bericht korrekt dargestellt werden. Weicht die Zuordnung bei einer Belegung ab, können Sie unter "Unterricht > Belegung > VdM-Zuordnung" eingeben. ## Eigene Felder zur Belegung definieren Unter "Unterricht > Belegung > Eigene Felder" können Sie [eigene Felder](/wiki/imikel/allgemein/eigene-felder/) definieren. ## Markierung zur Erlaubnis zur Fotografie setzen Sie können ganz einfach verwalten, ob eine Erlaubnis zum Fotografieren vorliegt. Dazu genügt ein Klick auf die Kamera unter "Unterricht > Belegungen" (oder unter "Adressen > Person/Firma") bei der jeweiligen Person. ![imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_fotoerlaubnis](images/imikel_unterricht_belegungen_teilnehmer_fotoerlaubnis.png) Die Kamera ist zunächst grau (= neutral). Mit einem Klick können Sie sie auf grün umschalten (= Fotografieren erlaubt). Mit einem weiteren Klick schalten Sie sie um auf rot (= Fotografieren nicht erlaubt). Über das Auge in der Adressverwaltung können Sie u. a. ein Protokoll der Fotoerlaubnis einsehen. ![imikel_adressen_person_protokoll_oeffnen](images/imikel_adressen_person_protokoll_oeffnen.png) Grüne und rote Kameras erscheinen auch auf den Anwesenheitslisten und Teilnehmerlisten, damit die Lehrkraft direkt einen Überblick hat, wer fotografiert werden darf. Das Recht dafür befindet sich in der Benutzerverwaltung unter "Adressverwaltung > Fotoerlaubnis". ## Der IKARUS-Assistent Über den praktischen Instrumentenkarussell-Assistenten können Sie schnell und einfach Ihre IKARUS-Angebote organisieren. Für IKARUS-Angebote werden viele Teilnehmer angemeldet, Inhalte festgelegt, Lehrkräfte zugeordnet und Termine organisiert. Wahrscheinlich legten Sie mitunter einen schriftlichen Ablaufplan fest und übertrugen diesen anschließend ins Programm. In iMikel steht Ihnen ein Assistent zur Verfügung, mit welchem Sie in wenigen Schritten vollständig in iMikel Ihre IKARUS-Veranstaltungen anlegen können. Details zum IKARUS-Asisstenten finden Sie auf unserem [Blog](/blog/2023-12-14-instrumentenkarussell-ikarus-assistent/). > **Anwender-Information:** Der IKARUS-Assistent ist dafür gedacht, das erste Anlegen zu vereinfachen. Sobald die Veranstaltungen mithilfe des Assistenten angelegt wurden, sind Änderungen wie bisher manuell möglich. ## Der Lernmodus Ein hilfreiches Feature von iMikel ist der Lernmodus, den Sie u. a. in den Einstellungen des Anmeldeassistenten aktivieren können. ![imikel_unterricht_belegung_anmeldeassistent_einstellungen_lernmodus](images/imikel_unterricht_belegung_anmeldeassistent_einstellungen_lernmodus.png) Mit dem aktiviertem Lernmodus lernt iMikel automatisch die Zuordnungen der Lehrkraft zu den unterrichteten Fächern, Instrumenten, Fachbereichen und Fachgruppen dazu. Die Informationen kommen hierbei aus der Fächerverwaltung. Sobald Sie die Anmeldung in der Unterrichtsverwaltung speichern, erfolgt die automatische Ergänzung des Instruments in den Zuordnungen der Lehrkraft und die anschließende Übertragung an die App. Wenn Sie hingegen den Lernmodus deaktivieren, können Sie beispielsweise im Anmeldeassistenten nach Auswahl eines Fachs nur die Lehrkräfte auswählen, die auch eine entsprechende Zuordnung haben. Genauso auch andersherum: Wählen Sie zuerst eine Lehrkraft aus, stehen Ihnen nur die Fächer zur Auswahl, die bereits der Lehrkraft zugeordnet wurden.