iMikel: Kontakte eingeben

Darstellungsinformation: Dieses Video zeigt noch das alte iMikel-Design. Noch wurden nicht alle iMikel-Module auf das neue Design umgestellt, das Vorgehen darin ist aber ähnlich, wie die schriftlichen Anleitungen zeigen.

Mithilfe von Telefon und E-Mail können Sie z. B. Teilnehmer schnell über einen Unterrichtsausfall informieren. Folgend zeigen wir Ihnen, wie Sie Kontakte in der Adressverwaltung eingeben. Die Vorgehensweise ist in den anderen Modulen genauso.

Hintergrundinformation: Informationen wie Stammdaten und Kontakte werden in der zentralen Adressverwaltung von iMikel gespeichert. Egal, in welchem Modul Sie beispielsweise eine Adresse oder Telefonnummer eintragen oder ändern, die Informationen werden immer in dieser Stammdatenverwaltung gespeichert. Die Informationen werden somit einmalig angelegt und jedes Modul kann darauf zugreifen.

Telefonnummern erfassen

Öffnen Sie die Adressverwaltung unter Person/Firma > Kontakte. In diesem Beispiel hat Ihnen die Person bereits ihre Telefonnummer mitgeteilt. Nun möchten Sie weitere Kontakte wie Handynummer und E-Mail-Adresse nachtragen. Klicken Sie hierzu auf das Plus.

Alternativ ist es in jedem personenbezogenen Modul auch möglich, zunächst auf den Stift zu klicken und dann „neuer Kontakt“ auszuwählen.

Sowohl nach Klick auf das Plus als auch nach Klick auf „neuer Kontakt“ können Sie anschließend den neuen Kontakt einfügen, so z. B. eine neue Handynummer. Über das Plus können Sie beliebig viele weitere Kontakte eingeben.

Sie können über das Plus beispielsweise auch eine zweite Handynummer eingeben. Zu diesem Kontakt könnten Sie dann z. B. die Bemerkung hinterlegen, dass dies die Handynummer des Ehemannes ist.

Darüber hinaus können Sie für jeden Kontakt einen Gültigkeitszeitraum festlegen.

Dadurch ist es beispielsweise möglich, im Voraus einzutragen, dass die aktuelle Handynummer nur noch bis zum 31. Juli gültig ist. Zeitgleich können Sie bereits die neue Handynummer erfassen. iMikel stellt dann die Kontaktübersicht zum 01. August automatisch auf die neue Handynummer um.

Telefonnummern automatisch formatieren

iMikel kann neue Telefonnummern automatisch formatieren. Details hierzu finden Sie in unserem Tutorial.

Telefonnummern wählen

Telefonnummern können Sie durch Anklicken aus iMikel heraus direkt wählen lassen. Details hierzu finden Sie in unserem Tutorial.

Mail-Adressen erfassen

Möchten Sie z. B. eine Mail-Adresse erfassen, ist Ihnen iMikel auch hierbei eine große Hilfe. Details hierzu finden Sie in unserem Tutorial.

Mail-Adresse für Rechnungsversand freischalten

Sie können unter Kontakte außerdem festlegen, ob Rechnungen an diese Mail-Adresse verschickt werden dürfen. Zunächst ist nur ein Fragezeichen zu sehen.

Nach einem Klick auf das Fragezeichen, wird in Grün angezeigt, dass die Mail-Adresse für den Rechnungsversand freigegeben ist.

Ein weiterer Klick schließt die Adresse aus.

Mail-Adresse für Versand sperren

Über das kleine schwarze Megaphon-Symbol neben einer Mail-Adresse unter Kontakte können Sie markieren, dass bestimmte Adressen für den Versand von z. B. Rund-Mails oder Werbung nicht erlaubt ist. Klicken Sie hierzu einmal auf das Symbol.

Dieses wird dann rot durchgestrichen dargestellt.

Priorität vergeben

Einige Ausdrucke wie bestimmte Anwesenheitslisten geben nur die wichtigsten Kontakte (entsprechend der Priorität) aus. Bei Priorität unter Kontakte wird automatisch eine 4 eingetragen.

Möchten Sie bei mehreren Kontaktmöglichkeiten (z. B. Telefon, Handy, Fax) die angezeigte Reihenfolge ändern, setzen Sie bei der Kontaktmöglichkeit, die am Anfang stehen soll, eine 3 ein. Der Kontakt mit der Priorität 3 wird dann vor den anderen Kontakten mit der Priorität 4 angezeigt. Haben alle Kontakte dieselbe Priorität, sind sie nach der Standardreihenfolge Telefon, Fax, Handy, E-Mail sortiert.

Vertraulichkeitstufe definieren

Stellen Sie sich vor, eine Lehrkraft teilt Ihnen eine Telefonnummer mit und bittet Sie, diese nur an Kollegen, nicht aber an Zahlungspflichtige/Schüler weiterzugeben. Hierzu können Sie über die Stufe unter Kontakte definieren, ob ein Kontakt auf Ausdrucken weitergegeben werden darf.

Sobald Sie Ihren Mauszeiger auf dem entsprechenden Feld positionieren, erscheint ein Tooltip, welcher die einzelnen Stufen erklärt.

Ein leeres Feld beziehungsweise Stufe 1 bedeutet, dass der Kontakt beispielsweise auf Anwesenheitslisten gezeigt wird. Stufe 2 legt fest, dass der Kontakt intern weitergegeben werden darf. Wird ein Kontakt mit Stufe 3 markiert, ist er geheim und wird zum Beispiel auf keiner Anwesenheitsliste oder einem Stundenplan gedruckt.

SMS-Versand freischalten

Über das Feld SMS unter Kontakte können Sie bei einer Handynummer festlegen, dass diese für den Empfang von Textnachrichten eingesetzt werden darf.

Abschließend brauchen Sie nur noch auf Speichern zu klicken.

Unter Kontakte werden dann alle Kontaktmöglichkeiten aufgelistet.