Benutzer verwalten

Als Systemadministrator können Sie neue Benutzer anlegen und die Zugriffsrechte bestehender Benutzer definieren. Normale Benutzer von iMikel haben diese Rechte nicht, sie können aber ihr eigenes Passwort und ihren Benutzernamen ändern.

Neuen Benutzer anlegen

Einen neuen Benutzer können Sie in iMikel als Administrator ganz einfach anlegen. Klicken Sie dazu in der Benutzerverwaltung auf + Neuer Benutzer.

Nun können Sie die Daten des neuen Mitarbeiters eintragen. Beginnen Sie mit dem Benutzernamen. Das Benutzerkürzel generiert iMikel automatisch.

Anschließend bestimmen Sie das Passwort. Geben Sie das Passwort aus Sicherheitsgründen zweimal ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“.

Sie können auch die Zugriffsberechtigungen definieren.

Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

• Nur Lesezugriff: Der zukünftige Benutzer kann die Datensätze in iMikel lesen, aber nicht verändern oder neue hinzufügen.
• Nur Dateingabe: Der zukünftige Benutzer kann alle Datensätze aller Module lesen, verändern und neue hinzufügen.
• Rechteverwaltung: Die Zugriffsberechtigungen richten sich nach den Eingaben des Administrators in der gruppenspezifischen Rechtezuteilung pro Modul in iMikel. Dies ist die Standardvorgabe.
• ODBC: Der zukünftige Benutzer kann die Anwendung iMikel nicht benutzen, es ist ihm lediglich der lesende Zugriff auf die Daten über eine ODBC-Schnittstelle gestattet. Ändern oder Hinzufügen kann er nichts. Diese Zugriffsberechtigung kann nicht mehr geändert werden. Im Zweifelsfall ist es besser, Rechteverwaltung einzustellen.

Den neuen Benutzer speichern Sie mit Klick auf OK.

Der neue Benutzer ist nun angelegt. Sie können für ihn u. a. Briefkopfangaben hinterlegen.

Benutzer bearbeiten

Einen Benutzer können Sie auch nachträglich bearbeiten/korrigieren. Klicken Sie hierzu zunächst in der Benutzerverwaltung auf Bearbeiten.

Benutzerspezifische Einstellungen

Unter Benutzer > Benutzer > Allgemein können Sie wichtigsten Benutzerdaten einsehen.

Außerdem können Sie weitere Merkmale eines Benutzers definieren, welche folgend vorgestellt werden.

Nur Notizen mit Wiedervorlage anzeigen

iMikel bietet die Möglichkeit, benutzerspezifische Notizen zu hinterlegen. Wenn dem Benutzer nur solche Notizen anzuzeigen sind, die mit einer Wiedervorlage verknüpft wurden, wählen Sie die Ankreuzbox Notizzettel nur, wenn Wiedervorlage.

Lernmodus aktivieren

Über die Option Lernmodus im Assistenten aktiviert bestimmen Sie, ob bei den Einblendmenüs im Anmeldeassistenten der Unterrichtsverwaltung nur die fachrelevanten Lehrkräfte und Räume aufgelistet werden (Lernmodus deaktiviert) oder alle Lehrkräfte (Lernmodus aktiviert).

Dialog Fehlende Zugriffsrechte für Korrespondenzarchiv deaktivieren

Zudem können Sie über Dialog bei fehlendem Zugriff auf das Korrespondenzarchiv deaktivieren die Meldung ausschalten, die erscheint, wenn Ihnen die Zugriffsrechte für das Korrespondenzarchiv fehlen.

Abgelaufene Daten in Listen / Portalen abblenden

Eingaben wie z. B. Rabatte, Zahlweisen, Zahlungstypen, Verträge, Abwesenheiten, Lehrkraftzuordnungen, Terminvorgaben etc. können jeweils zeitlich begrenzt eingetragen werden. Alle Eingaben werden chronologisch in Portalen dargestellt und können über die Zeitraumvorgabe in der Fußzeile z. B. auf das aktuelle Halbjahr eingegrenzt werden. In der Benutzerverwaltung steht die Option Abgelaufene Daten in Listen/Portalen abblenden (grau) zur Verfügung.

Diese Option ist je Benutzer aktivierbar. Ist diese aktiviert, wird z. B. ein mittlerweile abgelaufener Vertrag oder Rabatt ausgegraut dargestellt. Somit wird schneller erkenntlich, welche Eingaben aktuell (heute) gültig oder bereits abgelaufen sind.

Durch Datensätze scrollen

Durch das Aktivieren der Option Mit Scroll-Rad durch Datensätze blättern wird freigeschaltet, mehrere Datensätze mit Hilfe Ihres Scroll-Rads durchzublättern - alternativ zu den Pfeiltasten in der Kopfleiste eines Moduls.

Fensterposition speichern

Sie können die Option Fensterposition speichern aktivieren. Mit dieser Möglichkeit können Sie sich die Navigation zwischen den Fenstern erleichtern. Wenn Sie die Option nicht aktiviert haben, wird die zuletzt gespeicherte Position der iMikel-Fenster auf dem Bildschirm als Grundposition gewählt. Wenn Sie z. B. das Starfenster verschieben, in die Benutzerverwaltung wechseln und über Startfenster anschließend in das gleichnamige Fenster zurückwechseln, ist das Startfenster wieder auf der Grundposition.

Wenn Sie die Option aktiviert haben, dann das aktive Fenster (z. B. Unterrichtsverwaltung) verschieben und über die Tasten der Navigationsleiste in ein anderes Fenster (z. B. Kontenverwaltung) wechseln, wird die Position des Fensters Unterrichtsverwaltung gespeichert. Wenn Sie anschließend aus der Kontenverwaltung in die Unterrichtsverwaltung wechseln möchten, finden Sie es dort vor, wohin Sie es zuletzt verschoben haben.

Information für Administratoren: Die Option Fensterposition speichern ist benutzerspezifisch. Verwalten Sie die Eigenschaften der Benutzerprofile und wählen die Option, gilt diese Einstellung nur für das aktive Benutzerprofil.

Fensterpositionen zurücksetzen

Außerdem können Sie die zwischenzeitlich gespeicherten Fensterpositionen zurücksetzen, indem Sie Reset Fensterpositionen anklicken. Alternativ geht dies auch über die FileMaker-Menüleiste unter Fenster > Alle Fensterpositionen zurücksetzen. Es werden dann alle Fenster grundsätzlich links oben positioniert.

Vergrößerung der Fenster definieren

Sie können über Vergrößerung der Fenster nach Belieben die Vergrößerung der Programmfenster in Prozent der Originalgröße definieren. Über das Einblendmenü werden Ihnen einige Werte vorgeschlagen, die Sie bei Bedarf auswählen können.

Zusatzrechte eines Benutzers definieren

Unter Benutzer > Benutzer > Zusatzrechte können Sie zusätzliche Rechte definieren, welche folgend vorgestellt werden.

Bearbeitung max. bis Stufe

Dort können zusätzliche Rechte für die Bearbeitung von Personen, Bankverbindungen, Mandaten, Kategorien, Verbindungen, Schulklassen und Kontierung usw. definiert werden.

In Kombination mit dem Feld Zugriff Stufe im Bereich Kontierung der Adressverwaltung kann dadurch je Adressdatensatz individuell definiert werden, welche Zugriffsstufe ein Benutzer für die Bearbeitung einzelner Bereiche des Datensatzes mindestens benötigt.

Über die Einstellungen der Benutzerverwaltung können die Zugriffsstufen individuell angepasst werden.

Vier-Augen-Freigabe

An dieser Stelle können Sie verschiedene Optionen zum Vier-Augen-Prinzip aktivieren.

Die Funktion Das Vier-Augen-Prinzip ist nicht grundsätzlich verfügbar. Lassen Sie sich dazu durch die Firma Mikel beraten, die das Verfahren bei Bedarf für Sie einrichtet.

Benutzer darf CronJobs verwalten / Systemlogs einsehen

Über Benutzer darf CronJobs verwalten können Sie (de-) aktivieren, ob ein Benutzer CronJobs aus dem Startfenster heraus einsehen und verwalten darf. Außerdem können Sie über Benutzer darf Systemlogs einsehen festlegen, ob der Benutzer die Protokolle des Systems einsehen darf.

KI-Funktionen für den Benutzer aktivieren

Damit ein Benutzer die KI-Funktionen verwenden kann, ist zuvor das Zusatzrecht KI-Funktionen zu aktivieren. Hier wird aus datenschutzrechtlichen Grünen auch dokumentiert, ob und wann der Benutzer der Verwendung zugestimmt hat.

Darstellung von Abwesenheiten definieren

Über Limitierte/maskierte Darstellung von Abwesenheiten über Stufenregelung können Sie je Benutzer festlegen, wie Abwesenheiten für ihn dargestellt werden. Klicken Sie hierzu auf Stufe festlegen und wählen Sie anschließend die gewünschte Zugriffsstufe aus.

Eigenschaften zum Benutzer

Unter Benutzer > Benutzer > Eigenschaften finden Sie weitere benutzerspezifische Einstellungen vornehmen.

Kassenschnittstelle

Im Bereich Kassenschnittstelle können Sie Angaben tätigen, die ggf. für die Übertragung von kontenrelevanten Aktionen wichtig sind. Da diese je nach Konfiguration und verwendetem System speziell sind, werden sie an dieser Stelle nicht einzeln erläutert. Die Firma Mikel steht für weitere Informationen gerne zur Verfügung.

Zuständigkeitsbereich

Wenn die Adressaten sich bei Rechnungen je nach Anfangsbuchstabe bei einer Rückfrage an bestimmte Kollegen zu wenden haben, geben Sie entsprechende Buchstabenbereiche an. Den ersten und letzten Buchstaben der Personennamen des Zuständigkeitsbereiches (z. B. A für Albrecht und M für Mutzke) geben Sie in den Feldern von und bis an. Des Weiteren kann die Zuständigkeit auf ein bestimmtes Areal eingegrenzt werden.

Alternativ kann zu einem Buchstabenbereich auch einzelne Buchstaben als Zuständigkeit vorgegeben werden. Somit ist es möglich, anstatt A bis H alternativ z. B. A, B, C, X, Y, Z vorzugeben. Klicken Sie hierzu zunächst auf den Stift und wählen Sie anschließend die gewünschten Buchstaben aus. Der zuständige Buchstabenbereich eines Benutzers kann über den Platzhalter <<Buchstabe.Name>> auf Rechnungen und anderen Korrespondenzen angezeigt werden.

CronJob-Prioritätsverzögerung

In dieser Einstellung gibt es die Werte + 1 bis + 5. Über diese Funktion können Sie festlegen, dass z. B. durch einen Bereichsleiter ausgelöste CronJobs zur Gebührenberechnung später berechnet werden als die CronJobs Ihrer Gebührensachbearbeiter. Durch die verschiedenen Stufen haben Sie innerhalb der Verzögerung weitere Unterteilungsoptionen. Ist kein Wert vorgegeben, erfolgt die Berechnung zur normal vorgesehen Priorität. Ein eingetragener Wert wird je Benutzer für zukünftig erzeugte CronJobs wirksam.

Dateipfad

Unter Benutzer > Benutzer > Eigenschaften > Dateipfad können Sie festlegen, wo auf Ihrem Computer Korrespondenzen oder auch Rechnungen als pdf gespeichert werden.

Die Zeile Testserver ist nur sichtbar, wenn Sie einen Testserver einsetzen.

Briefkopfangaben

Unter Benutzer > Benutzer > Briefkopfangaben können Sie benutzerspezifische Angaben für den Briefkopf definieren. Diese werden automatisch im Briefpapier angezeigt, wenn der Mitarbeiter beispielsweise Anmeldebestätigungen oder Rechnungen schreibt. Klicken Sie dazu auf „Briefpapier > Standard“ und geben Sie alle relevanten Informationen ein.

Wenn Sie diese Angaben als Platzhalter in Ihren Korrespondenzen einsetzen, erscheinen die benutzerspezifischen Angaben automatisch in seinen Dokumenten. Sie können hierzu den Platzhalter <<Benutzer.Feldname>> verwenden. Möchten Sie zum Beispiel Ihren Namen am Ende eines Briefes unter Ihrer Unterschrift anzeigen lassen, können Sie den Platzhalter <<Benutzer.Nachname>> nutzen.

Das Feld Unterschrift ist ein Feld, in dem Sie die eingescannte Unterschrift des Benutzers als Bilddatei einfügen können. Diese können Sie bei Bedarf in der Korrespondenzverwaltung über den Platzhalter #Signatur# einsetzen. Die Unterschrift erscheint dann im Ausdruck. Sie können auch alternative Briefköpfe anlegen und verwenden.

Vor dem Einfügen der Grafik skalieren Sie diese in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm.

Mail-Versand

Unter Benutzer > Benutzer > Mail-Versand haben Sie die Möglichkeit, Angaben zu Ihrem Mail-Konto einzutragen. Der Haken bei aktiviert ist zu setzen.

Außerdem sind die Angaben zum Versand der E-Mails auszufüllen. Klicken Sie hierzu zunächst auf Bearbeiten.

Füllen Sie anschließend die Felder aus.

Über Ihren Benutzer ist es dann möglich, E-Mails direkt aus iMikel zu verschicken. Diese werden dann nicht mehr an Ihr Mail-Programm weitergegeben.

Anwender-Tipp: Sie können im Feld Blindkopie an definieren, an welche Mail-Adresse automatisch eine Kopie der versendeten E-Mails gesendet wird. Als Blindkopie-Adresse können Sie z. B. eine eigene „Ausgang“-Mail-Adresse (sofern vorhanden oder anlegbar) angeben oder Sie richten in Outlook eine Regel ein, welche die aus iMikel versendeten E-Mails in einen Ordner verschiebt. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle aus iMikel versendeten E-Mails.

Zusätzlich können Sie dort die Signatur eingeben, die automatisch am Ende der E-Mails erscheint, die Sie über iMikel versenden.

Antwort an-Adresse hinterlegen

Unter Benutzer > Benutzer > Mail-Versand > Antwort an kann eine Mail-Adresse festgelegt werden, an welche Anworten gesendet werden sollen.

Da sich nicht alle Mail-Clients gleich verhalten, kann es sein, dass diese Option bei einigen Empfängern nicht berücksichtigt wird.

Eigene Felder

Unter Benutzer > Benutzer > Eigene Felder können Sie eigene Felder definieren.