Automatische Entgelt- / Gebührenberechnung

Dies ist eines der wichtigsten Themen in der Musikschulverwaltung - und dieses Thema wird von vielen unterschätzt!

Es gibt Musikschulverwaltungsprogramme, welche die Standardermäßigungen (z.B. Geschwister- und Mehrfächerermäßigungen) verwalten. Einige davon können Zuschläge wie z.B. Erwachsenenzuschläge berechnen. Fragt man jedoch genauer nach, stellt sich heraus, dass die Anwender teilweise selbst darauf achten müssen, ob ein Rabatt gewährt oder ein Zuschlag berechnet werden soll und die Software dies nicht automatisch erkennt.

Zudem gibt es jederzeit neue Bedarfe in Musikschulen, die mehr als nur Geschwister- oder Mehrfächerermäßigungen berechnen möchten. Der Bildungsgutschein (Bildung und Teilhabe) ist hierfür das beste Beispiel. In vielen anderen Programmen mussten nach Einführung der Bildungsgutscheine neue Funktionen programmiert werden und über Updates eingespielt werden, damit der Bildungsgutschein als dritter oder vierter zusätzlicher Rabatt realisierbar wird. In iMikel ist dies anders!

In iMikel können Sie unbegrenzt viele Ermäßigungen und Zuschläge definieren. Sie können alle Kategorien benennen, wie Sie es wünschen. Innerhalb jeder Kategorie können beliebig viele Stufen definiert werden, die jeweils als Prozentwert oder als Betrag festgelegt werden können. Für jede dieser Stufen können Sie individuelle Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit ein Zuschlag berechnet oder eine Ermäßigung gewährt wird. Eine beliebige Kombination von Rabatten und Zuschlägen kann in einer Rabattgruppe zusammengefasst werden. Hierbei können Sie über Prioritäten definieren, in welcher Reihenfolge die Ermäßigungen und Zuschläge voneinander abgezogen oder addiert werden sollen. Zudem erkennt iMikel bei Bedarf automatisch, dass ein Teilnehmer ein Hauptfach belegt und z.B. kostenlos an einem Ensemble teilnehmen darf oder die Teilnahme vergünstigt berechnet werden soll. Rabattgruppen können anschließend Tarifen zugeordnet werden. In jeder Gebühr bzw. jedem Tarif können Sie hinterlegen, ob der Betrag monatlich, einmalig oder z.B. je Termin (z.B. bei Einzelstundenabrechnung) berechnet werden soll. Alle dieser oben genannten Einstellungen, jeder Wert, jede damit verbundene Bedingung kann individuell zeitlich in ihrer Gültigkeit begrenzt werden.

iMikel bietet hiermit einen Algorithmus an, den Sie absolut Ihren Bedürfnissen anpassen können. Das gesamte System ist leicht zu verstehen. Schon nach kurzer Zeit werden Sie die Vielzahl der Möglichkeiten zu schätzen wissen. Sobald Sie in iMikel definiert haben, wie Sie Ihre Gebühren berechnet haben möchten, wird iMikel alles weitere für Sie automatisch erledigen. Der iMikel-Server berechnet Ermäßigungen, wenn Sie es möchten und storniert diese wieder, sobald sich z.B. ein Kind einer Familie abmeldet. iMikel berechnet bei Bedarf Zuschläge, wenn ein Teilnehmer ein bestimmtes Alter überschreitet oder erkennt automatisch, was zu tun ist, wenn jemand umzieht und dadurch ein Auswärtigenzuschlag ausgelöst werden soll. Sollte einer der automatisch berechneten Zuschläge doch nicht gelten, weil ein Erwachsener z.B. noch studiert und deshalb noch keinen Erwachsenenzuschlag zahlen soll, so können Sie dies ebenfalls inkl. einer zeitlichen Begrenzung bei der Person eintragen und dadurch die automatische Berechnung beeinflussen.

Durch die Vielzahl der Bedingungen, die Sie für jede einzelne Stufe definieren und grenzenlos kombinieren können, konnte bisher jede Gebührenordnung oder Musikschul-Satzung in iMikel umgesetzt werden.

Durch den iMikel-Server erfolgen alle Berechnungen über CronJobs automatisch im Hintergrund. Sie müssen nur noch Schüler an-, um- oder abmelden und iMikel erledigt den Rest für Sie - vollautomatisch.

  • automatische Berechnung aller Gebühren, Leihgebühren, Ermäßigungen und Zuschläge für einen beliebigen Berechnungszeitraum
  • automatische Berechnung von Geschwister-, Mehrfächer, Gemeinde-, Sonder- und Sozialermäßigungen, Familienpaß, Bonuscard, Bildungsgutscheinen oder Auswärtigen-, Erwachsenen- und sonstigen monatlichen Zuschlägen
  • beliebig viele weitere Ermäßigungen und Zuschläge definierbar
  • alle Ermäßigungen und Zuschläge jeweils prozentual oder als Betrag mehrstufig je Tarif/Rabattgruppe individuell definierbar
  • Berücksichtigung bei Geschwisterermäßigung und Mehrfächerermäßigung individuell je Unterrichtsfach und mit einer Altersgrenze aktivierbar
  • „Automatisch gebühren-/entgeltfrei bei Belegung eines Hauptfaches" je Unterrichtsfach frei konfigurierbar
  • individuell definierbare Reihenfolge zur Berechnung der Ermäßigungen und Zuschläge
  • Sortierfolgen frei definierbar
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Automatische Berechnung von Rückerstattungen bei Unterrichtsausfall

iMikel enthält verschiedene Funktionen zur Berechnung von Rückerstattungen bei Unterrichtsausfall. In der Lehrer-/Personalverwaltung können Sie je Lehrkraft Abwesenheiten eintragen. Hierbei können Sie zudem die Kategorie des Ausfalls eintragen (z.B. Lehrer krank, Konzert, Urlaub). Die Liste der zur Verfügung stehenden Kategorien ist frei definierbar. Für jede Kategorie können Sie definieren, ob der Ausfallzeitraum

a) im Honorar der Lehrkraft entsprechend abgezogen werden soll
b) der Schüler die Unterrichtsgebühr erstattet bekommen soll

Zudem ist individuell definierbar, dass z.B. erst nach einer bestimmten Mindestanzahl von Ausfällen eine Erstattung erfolgen soll. Hierbei kann eingestellt werden, ob die Anzahl der Ausfälle irgendwann im Schuljahr, Semester oder nur direkt aufeinander folgend betrachtet werden soll. Des Weiteren kann auch ein Ausfall abhängig von der Mindestanzahl der erteilten Unterrichtsstunden berechnet werden. iMikel berechnet anschließend automatisch den entsprechenden Rückerstattungsbetrag unter Berücksichtigung zuvor gewährter Ermäßigungen oder Zuschläge und stellt alle erstatteten Unterrichtsausfälle auf zukünftigen Rechnungen detailliert dar.

  • automatische Berechnung von Unterrichtsausfällen und Rückerstattungen
  • beliebig viele Ausfallgründe definierbar
  • individuelle Erstattungsquotienten je Ausfallgrund
  • Berücksichtigung von Ferien und Feiertagen
  • Erstattungsregelungen frei definierbar
  • übersichtliche Darstellung der Unterrichtsausfälle