iMikel-Musikschul-App

Fragen und Antworten


Wie können Eltern oder Schüler die App laden?
Die App wird unter dem Namen Ihrer Musikschule sowohl im Apple App Store als auch im Google Play Store zum Download zur Verfügung gestellt. Nach dem Laden der App kann sich der Anwender in der App registrieren. Per Double-Opt-In erfolgt eine Bestätigung der Registrierung.

Kann die Musikschule in iMikel erkennen, wer sich registriert hat?
Ja, alle Registrierungen werden in iMikel angezeigt.

Wie erhalten Eltern Zugriff auf die Unterrichtsdaten ihrer Kinder?
Über das Korrespondenzenmodul in iMikel können Sie Ihren Kunden Zugangsdaten über frei definierbare Textvorlagen zukommen lassen. In diesen können Sie den Zugangscode für die Unterrichtsdaten darstellen. Erhält z. B. eine Mutter die Zugangsdaten, kann sie diese in der iMikel-Musikschul-App unter "Einstellungen" > "Kennungen verwalten" hinzufügen. Hierdurch wird die Verbindung zu den Unterrichtsdaten des Kindes hergestellt.

Wie können Eltern und auch Schüler gleichzeitig auf Unterrichtsdaten zugreifen?
Haben Eltern Zugriff auf die Unterrichtsdaten ihrer Kinder, können Sie diese bei Bedarf für ein weiteres Zugangskonto, unter welchem das Kind in der iMikel-Musikschul-App registriert wurde, freigeben. Über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann durch die Gegenseite eine Bestätigung des Zugriffs erfolgen und die Freigabe durch die Eltern aktiviert werden.

Werden alle Daten sicher übertragen?
Ja, sämtliche Übertragungen in der iMikel-Musikschul-App erfolgen ausschließlich verschlüsselt über das HTTPS Protokoll.

Erfolgt ein Zugriff auf den Server der Musikschule durch das Mobilgerät eines Kunden oder einer Lehrkraft?
Nein, keines der Mobilgeräte greift auf den Server der Musikschule zu. Sämtliche Zugriffe erfolgen ausschließlich auf die iMikelGo-Plattform der iMikel-Musikschul-App. Mit der iMikelGo-Plattform kommuniziert der Server ihrer Musikschule und tauscht aktuelle Informationen aus.

Wie erfolgt der Austausch zwischen dem Client und dem Server, ohne dass es einen Zugriff auf das Musikschul-Netzwerk gibt?
Es wird kein Zugriff auf den Server der Musikschule oder das städtische Netz benötigt! Stattdessen übermitteln der iMikel-Server und ein iMikelGo Client die gewünschten Informationen über HTTPS (Port 443) an den iMikelGo-Server. Jede einzelne übermittelte Information wird in einem auf Bit-Ebene verschlüsselten Datenpaket auf dem iMikelGo Server abgelegt.

Sämtliche Datenübertragungen zum iMikelGo Server erfolgen ausschließlich verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll. Alle beteiligten, von Firma Mikel Software zur Verfügung gestellten Server sind über SSL- Zertifikate abgesichert und identifiziert sowie gegen Zugriffe durch Dritte geschützt. Sämtliche Server sind in einem deutschen Rechenzentrum positioniert. Das Rechenzentrum wird von der STRATO AG bereitgestellt und erfüllt die TÜV-Zertifizierung ISO 27001.

STRATO AG
Pascalstraße 10
10587 Berlin

https://www.strato.de/sicherheit/

Benötigen wir einen Webserver zum Einsatz der iMikel-Musikschul-App?
Nein, sie benötigen keine zusätzliche Server-Hardware für den Einsatz der iMikel-Musikschul-App. Sämtliche Kommunikation zwischen Lehrkräften, Kunden und der Verwaltung finden ausschließlich über die Server der iMikelGo-Plattform statt.

Welche Möglichkeiten hat ein Anwender, wenn er sein Passwort vergessen haben sollte? Muss er sich dann an die Musikschule wenden?
Nein, im Log-In-Bereich kann ein Anwender sein Passwort zurücksetzen, wenn er es vergessen haben sollte. Auch hierzu ist eine Double-Opt-In Bestätigung erforderlich.

Kann ein Kunde oder eine Lehrkraft auch über einen Browser auf die iMikel-Musikschul-App zugreifen?
Ja, alle Anwender können auch über einen Browser auf ihre Daten zugreifen. Sämtliche Informationen werden identisch mit der App dargestellt. Ihre Lehrkräfte können zum Beispiel auch über einen städtischen PC mit einem Browser auf ihre Daten zugreifen und ihre digitale Anwesenheitsliste pflegen.

Digitale Anwesenheitsliste "Mein Unterricht"


Welcher Zeitraum wird in der digitalen Anwesenheitsliste im Voraus übertragen?
Der Zeitraum kann in den Grundeinstellungen von iMikel in Monaten vorgegeben werden. Maximal ist eine Synchronisation der nächsten sechs Monate im Voraus vorgesehen.

Welche Möglichkeiten hat eine Lehrkraft zur Bestätigung ihres Unterrichts?
In der digitalen Anwesenheitsliste kann eine Lehrkraft den Unterrichtstermin eines Schülers, einer Gruppe oder eines ganzen Tages als "erteilt" kennzeichnen.

Wie kann eine Lehrkraft einen Unterrichtsausfall eintragen?
In den Einstellungen der iMikel-Personalverwaltung können beliebig viele individuelle Ausfallgründe festgelegt und für iMikelGo und die iMikel-Musikschul-App zur Verfügung gestellt werden. Im Anschluss kann eine Lehrkraft statt dem "erteilt"-Merkmal zum Beispiel die Optionen "Lehrkraft krank" oder "Schüler fehlt entschuldigt" in der digitalen Anwesenheitsliste eintragen. Für jede Option können Sie in iMikel individuell festlegen, wie sich diese auf ein Honorar oder auch Rückerstattungen auswirkt.

Wie kann eine Lehrkraft eine Unterrichtsverlegung eintragen?
Im Fall einer Unterrichtsverlegung kann eine Lehrkraft das gewünschte Verlegungsziel als Datum und Uhrzeit und bei bedarf auch einen abweichenden Unterrichtsraum vorgeben.

Wie können falsche Eingaben korrigiert werden?
Über die Reset-Funktion können einzelne Angaben jederzeit wieder gelöscht und durch die gewünschten richtigen überschrieben werden (vorausgesetzt, dass diese nicht bereits fixiert wurden).

Gibt es eine endgültige Bestätigung der Eingaben ähnlich einer Unterschrift?
In der digitalen Anwesenheitsliste gibt es eine Finalisierungsfunktion. Mit dieser kann eine Lehrkraft Ihre Angaben endgültig bestätigen. Die Lehrkraft erhält hierbei einen Dialog, mit der sie die Richtigkeit ihrer Angaben bestätigt und darauf hingewiesen wird, dass im Anschluss keine Änderungen an den finalisierten Daten mehr möglich sind. Alle finalisierten Einträge werden durch ein kleines Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Kann eine Lehrkraft Angaben finalisieren, wenn noch nicht für jeden Schüler der Unterricht bearbeitet bzw. bestätigt wurde?
Die Finalisierungsfunktion berücksichtigt immer nur die Unterrichte, bei denen eine Angabe erfolgt ist. Unterrichte, zu denen noch keine Angaben vorhanden sind, bleiben weiterhin offen und können im Anschluß später bestätigt und finalisiert werden.

Bedarf es einer zusätzlichen Unterschrift, so wie wir sie bisher auf der Anwesenheitsliste erhalten haben?
Ähnlich dem Online-Banking ist auch in der digitalen Anwesenheitsliste keine Unterschrift mehr erforderlich. Durch die endgültige Bestätigung durch die Finalisierung der Angaben und die Absicherung des Programmes durch unberechtigten Zugriff anderer Personen ist die endgültige Bestätigung verbindlich.

Welche Möglichkeiten hat eine Lehrkraft, bereits finalisierte Angaben nachträglich zu verändern?
Hat eine Lehrkraft Ihre Angaben finalisiert, ist eine Änderung nicht mehr möglich. Eine Lehrkraft kann jedoch die Verwaltung der Musikschule darüber informieren, dass es im Einzelfall einen Änderungsbedarf gibt und die Musikschule kann eine Finalisierung in iMikel wieder aufheben, so dass eine Lehrkraft einen Termin im Einzelfall korrigieren kann. Sämtliche dieser Änderungen werden in iMikel protokolliert und sind jederzeit revisionssicher nachvollziehbar.

Wie kann eine Lehrkraft erkennen, ob Sie alle Angaben getätigt oder irgendwo eine Angabe übersehen hat?
In einer Übersicht werden alle Kalenderwochen dargestellt. In dieser wird bei jeder vollständig ausgefüllten Kalenderwoche ein Häkchen angezeigt. Zudem werden vollständig finalisierte Kalenderwochen mit einem Schloss-Symbol dargestellt.

Kann die Musikschule Einträge in der digitalen Anwesenheitsliste der Lehrkraft durchführen?
Die Musikschule kann keinen Unterricht auf "erteilt" setzen. Sie kann jedoch in der iMikel-Personalverwaltung zum Beispiel die Abwesenheit einer Lehrkraft eingeben. Diese wird anschließend automatisch auch in der digitalen Anwesenheitsliste der Lehrkraft angezeigt. Somit sieht eine Lehrkraft in ihrer digitalen Anwesenheitsliste, dass die Musikschule zum Beispiel für heute und morgen "Lehrkraft krank" eingetragen hat. Auch den Hinweis "Schüler fehlt entschuldigt" kann die Verwaltung in iMikel eingeben und diese wird im Anschluss in der digitalen Anwesenheitsliste der Lehrkraft angezeigt. Somit ist eine Lehrkraft sofort informiert, sollte ein Schüler direkt in der Musikschule gemeldet haben, dass er nicht zum Unterricht erscheinen kann.

Gibt es Kommentarfunktionen oder Bemerkungen zum Unterricht oder zum Teilnehmer?
Es stehen vier verschiedene Kommentarfunktion in zur Verfügung:

  • Bemerkung zum Teilnehmer: Eine hier eingetragen die Bemerkung wird grundsätzlich bei allen Lehrkräften angezeigt, die diese Lehrkraft unterrichten. Hier könnte zum Beispiel der wichtige Hinweis auf eine "Haselnuss-Allergie" angezeigt werden, so dass alle beteiligten Lehrkräfte informiert sind.

  • Bemerkung zur Belegung: Diese Bemerkung wird z. B. nur bei dem Gitarrenunterricht eines Teilnehmers in jeder Woche der Anwesenheitsliste angezeigt.

  • Bemerkung zum Termin: Diese Bemerkung bezieht sich auf den jeweiligen Unterrichtstermin und die gesamte Unterrichtsgruppe. Hier könnte zum Beispiel ein Unterrichtsprotokoll für diesen Termin eingetragen werden.

  • Bemerkung zum Teilnehmer im Termin: Diese Bemerkung bezieht sich ausschließlich auf einen Teilnehmer einer Gruppe und zudem nur in diesem Termin. Hier könnte zum Beispiel "Fritz kommt heute 5 Minuten später" oder später "Fritz hatte heute keine Freude am Unterricht" eingetragen werden.

Wie geht die iMikel-Musikschul-App mit Lehrkräften um, die auch Zahlungspflichtiger an der Musikschule sind? Benötigen diese zwei Apps?
Nein, die Lehrkräfte können sich in der selben App anmelden. Die App erkennt automatisch, dass diese Person sowohl als Mitarbeiter als auch als privater Anwender Daten zur Verfügung hat und fragt direkt nach dem Login, ob der Anwender die App jetzt als Mitarbeiter oder als private Person einsetzen möchte. Auch nach dieser Entscheidung kann die Person im Hauptmenü des Programmes zwischen diesen beiden Bereichen umschalten.

Nachrichten


Kann eine Lehrkraft mit dem Schüler oder nur mit den Eltern kommunizieren?
Möchte eine Lehrkraft mit einem Teilnehmer kommunizieren, werden immer alle zugriffsberechtigten Personen angezeigt. Je nachdem, wie die Eltern die Zugriffe auf den Unterricht festgelegt haben, kann eine Lehrkraft zum Beispiel mit einem Teilnehmer, nur den Eltern oder zum Beispiel mit den Eltern und/oder dem Teilnehmer kommunizieren. Die Erreichbarkeit entsteht durch die möglichen Zugänge, welche die Familie/der Nutzer selbst festgelegt.

Wie kann eine Lehrkraft eine neue Kommunikation mit einer Unterrichtsgruppe starten?
Dies ist ganz einfach: In der digitalen Anwesenheitsliste werden neben jedem Unterricht Sprechblasen angezeigt. Eine Lehrkraft kann frei entscheiden, ob sie bei einem Schüler, oder einer Gruppe, oder einem gesamten Tag auf die Sprechblase klickt. Im Anschluss wird der Lehrkraft eine Übersicht der betroffenen Teilnehmer angezeigt. Bei Bedarf kann die Lehrkraft einige der Teilnehmer in dieser Übersicht deaktivieren und zudem noch festlegen, ob die Teilnehmer oder stattdessen die Eltern oder beide angeschrieben werden sollen.

Werden alle Nachrichten auch immer an die Verwaltung der Musikschule gesendet?
Bei jeder Erstellung einer neuen Konversation ist die Verwaltung zunächst als zusätzlicher Empfänger aktiviert. Es bleibt dem Verfasser frei, ob er die Verwaltung als zusätzlichen Empfänger beibehält oder im Einzelfall deaktiviert.

Kann eine Lehrkraft, ein Elternteil oder ein sonstiger Anwender unseriöse Nachrichten melden?
Ja, es ist möglich, eine/mehrere Nachrichten an die Verwaltung der Musikschule zu melden.

Kann die Verwaltung der Musikschule bestimmte Anwender sperren, so dass diese keine weiteren Nachrichten mehr senden können?
Ja, es ist möglich, die Nachrichtenfunktion für einzelne Anwender direkt in iMikel zu sperren.

Ist die Kommunikation DSGVO-konform?
Ja, es gibt viele Gründe, die eine DSGVO-Konformität ermöglichen:

1. Es werden für die Erstellung von Nachrichten keine privaten Kontakt-Informationen (z. B. Handynummern, E-Mail-Adressen etc.) benötigt oder an andere Personen weitergegeben.

2. Es ist nicht möglich, nach anderen Schülern der Musikschule zu suchen, wenn diese nicht durch die digitale Anwesenheitsliste miteinander verbunden sind. Somit ist es nicht möglich, z. B. wie in WhatsApp nach anderen Namen zu suchen und mit diesen einen Chat zu beginnen.

3. Es gibt keine Übertragungen des persönlichen privaten Telefonbuchs. Sämtliche Kommunikation innerhalb der Musikschule App erfolgen ausschließlich verschlüsselt innerhalb des Systems. Es erfolgt kein Austausch mit dem Adressbuch des Gerätes.

4. Macht eine Person von ihrem "Recht auf Vergessen werden" Gebrauch, werden über iMikel alle von der Person erstellten Nachrichten anonymisiert.

5. Über die optionale zusätzliche private Nachrichtenfunktionen kann eine Lehrkraft mit ihren Schülern kommunizieren, ohne dass diese die Namen der anderen Empfänger sehen können.

Was unterscheidet die Nachrichtenfunktion von Messenger Diensten wie z. B. WhatsApp?
Startet eine Lehrkraft z. B. eine Kommunikation mit ihrem Orchester, können bei Bedarf alle Mitglieder des Orchesters miteinander kommunizieren. Innerhalb dieser Konversation ist es aber möglich, dass für manche Nachrichten eine reduzierte Empfänger-Auswahl verwendet wird. Sprechen zum Beispiel innerhalb einer Kommunikation von 20 Orchester Mitgliedern irgendwann vier Teilnehmer nur noch darüber, wer wen wo abholt und zur Probe fährt, können diese vier innerhalb des selben Chats die anderen Empfänger deaktivieren und in der selben Konversation in einer kleineren Anzahl miteinander chatten. Dies bietet eine Vielzahl an Vorteilen gegenüber anderen Diensten. Jeder Anwender kann selbst entscheiden, ob seine nächste Nachricht wieder von allen oder nur von einer bestimmten Anzahl Empfängern gesehen werden soll.

Was unterscheidet die Erstellung von Gruppen z. B. von WhatsApp?
Ein großer Unterschied liegt darin, dass durch die digitale Anwesenheitsliste die Gruppenbildung automatisiert erfolgt. Durch die Eingabe der Unterrichtsdaten über die Musikschulverwaltung in iMikel steht bereits in der digitalen Anwesenheitsliste fest, welche Teilnehmer zusammen unterrichtet werden. Eine Lehrkraft kann direkt aus der digitalen Anwesenheitsliste die Kommunikation mit einer Gruppe, zum Beispiel ihrem Orchester oder einer früher Ziehungsgruppe starten. Somit ist es nicht mehr erforderlich, zum Schuljahresbeginn sämtliche Schüler mühsam zusammenzusuchen.

Können Personen auch außerhalb des Unterrichts zueinander eine Verbindung herstellen?
Grundsätzlich gibt es keine Möglichkeit, nach anderen Anwendern der Musikschule App zu suchen. Dies ist aus Sicherheitsgründen und zur Einhaltung der DSGVO-Konformität nicht möglich. Möchten trotzdem mehrere Personen über die App miteinander kommunizieren, so besteht die Möglichkeit, durch gegenseitiges Scannen der programminternen ID eine Verbindung zueinander zu erlauben. Somit haben Teilnehmer jederzeit die Möglichkeit, den Kontakt eines Anderen zu scannen und diesen in ihr programminternes Kontaktverzeichnis aufzunehmen.

Pinnwand


Zu welchen Zwecken steht die Pinnwand zur Verfügung?
Die Pinnwand bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, Informationen in Form von kleinen "Pinns" auszutauschen. Hierzu gehört zum Beispiel "Schlagzeug zu verkaufen", "Bigband sucht Trompeter", "freie Plätze im Jugendchor" etc.

Wie kann ich den Verfasser eines Pinnwand-Eintrags kontaktieren, wenn ich mich zum Beispiel für sein zu verkaufendes Schlagzeug interessiere?
Neben jedem Pinnwand-Eintrag gibt es eine Sprechblase. Über diese kann eine anonyme Kommunikation mit dem Inserenten aufgebaut werden.

Wie lange werden Pinnwand Einträge angezeigt?
Der Inserent kann bei der Erstellung seines Pinnwand-Eintrages vorgeben, ab welchem Datum und bis zu welchem Datum sein Eintrag angezeigt werden soll. Zudem ist es jederzeit möglich, einen Eintrag wieder zu entfernen.

Kann auch die Musikschule selbst einen Pinnwand Eintrag erstellen?
Ja, auch die Musikschule kann direkt über iMikel Pinnwand-Einträge erstellen.

Wie wird sichergestellt, dass auf der Pinnwand keine unseriösen Informationen erscheinen?
Grundsätzlich sind alle Pinnwand-Einträge zunächst nur für den Ersteller sichtbar und erfordern die Freigabe durch die Musikschule. Direkt in iMikel werden neue Pinnwand-Einträge angezeigt und die Musikschule kann diese zur Anzeige freigeben.

Kann die Musikschule einen Anwender sperren, wenn dieser wiederholt unseriöse Pinnwand Einträge erstellt hat?
Ja, die Musikschule kann die Erstellung von Pinnwand-Einträgen durch einen Benutzer unterdrücken. Diese Eingabe erfolgt ebenfalls direkt in iMikel.

Veranstaltungen


Wie funktioniert die Anzeige der Veranstaltungen?
Über die in iMikel optional erhältliche Projektverwaltung können beliebig viele Veranstaltungen erfasst werden. Direkt aus dem Modul können die Einträge für die iMikel-Musikschul-App veröffentlicht werden.

Kann die Musikschule festlegen, welche Veranstaltungen für wen sichtbar sein sollen?
Ja, in jeder Veranstaltung kann die Musikschule definieren, ob diese öffentlich, nur für Lehrkräfte oder nur für bestimmte Lehrkräfte sichtbar sein soll. Somit können neben Konzerten und Vorspielen z. B. auch Fachbereichskonferenzen bekannt gegeben werden.

Für welchen Zeitraum wird eine Veranstaltung angezeigt?
Bei der Erfassung neuer Veranstaltungen in der Projektverwaltung kann direkt festgelegt werden, von wann bis wann diese Veranstaltung in der iMikel-Musikschul-App dargestellt werden soll.

Aktuelles


Wie wird der Bereich Aktuelles gepflegt?
Die Pflege des Bereiches "Aktuelles" erfolgt direkt über die Musikschulverwaltungslösung iMikel.

Für welchen Zeitraum wird ein Eintrag im Bereich Aktuelles angezeigt?
Bei der Erfassung eines Eintrages kann direkt festgelegt werden, von wann bis wann dieser in der iMikel-Musikschul-App dargestellt werden soll.